财务部门知道“四件套”买贵了，面对采购部门申请付款，行政领导和老板都已经批准的情况，财务总监如何处理呢?

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提问

我所在的公司是一家连锁酒店，我发现采购部门买的客房用品的价格明显高于市场价格。

比如，一套同一品牌和规格的精制棉“四件套”，市场价是600元，采购部门的采购价格是900元。

这个价格采购总监批准了，老板也批准了，但我认为价格明显高了，为此公司可能要损失几十万元，采购部门显然没有很好地履行经济职责。在这种情况下，我作为财务总监应如何强化采购部门的经济职责呢?

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答疑

财务部门知道“四件套”买贵了，面对采购部门申请付款，行政领导和老板都已经批准的情况，财务总监如何处理呢?

把款付了，公司可能要因此损失几十万元，不付款又没有充分的理由，怎么办?

有朋友建议财务总监直接找老板，告知采购部门“四件套”的采购价格高了，市场价是600元/套，采购部门却买成900元/套。如果这样做，老板会如何反应?老板可能会有三种反应。

第一种反应是，问财务总监怎么知道的。老板问这个问题就前置思考，按理说这件事情财务总监不可能知道，因为不在财务总监的工作范围之内。于是财务总监把如何知道的过程告诉了老板。老板听了之后只是若有所思地说“知道了”，没有明确表态。付不付款还是要财务总监自己决定。

第二种反应是，老板听后非常高兴，说财务部门就应该这样，应帮公司看好“钱”。然后，老板对财务总监说：“既然你知道哪里可以买到更便宜的 ‘四件套’，你去买吧，免得采购部门到处乱跑还找不到价格合适的‘四件套’。”于是财务总监把“四件套”买回来，替公司省了几十万元，为公司做出了贡献。

这么做的后果是，财务部门从此改成采购部门，采购总监变成了采购员。再后来，只要财务总监说公司哪个部门“瞎花钱”，老板就让财务总监去办，财务部门成了综合部门，财务总监变成了办事员。

第三种反应是，老板听财务总监汇报完后，暴跳如雷，拿起电话就把采购经理叫到办公室批评。最后，采购部门的确用600元/套的价格买回了“四件套”，为公司省下了几十万元。但从此以后采购经理与财务总监结仇。渐渐地，公司其他部门经理也和财务总监结仇，因为财务总监总是到老板那里“告状”。

就会出现这样一个场景：只要财务总监不在现场，其他部门经理就在老板面前讲财务总监的种种不好。老板也知道财务总监忠心耿耿地为公司工作，没有问题，但架不住其他部门经理说他/她不好，最后只能辞退财务总监。

所以，财务总监找老板“告状”并不是一个明智的做法。这种做法错在哪里呢?

财务总监没有掌握强化经济职责的方法，而是在用个人的力量强化经济职责，把“财务管理”看成了“财务部门的管理”，看成了“财务总监的管理”。如此，财务总监就是一个人和一个群体“战斗”，结果多是失败。

财务管理强化经济职责的方法——建立制度。让制度推动代替人的推动，用机械动力代替人力。制度的一个优势是不针对特定的人，只针对特定的现象，如果有人违反制度，那就是人与制度的较量，不会成为人与人的较量。制度的另一个优势是不因个别人的岗位更换或个别人的兴趣、情感而发生改变，它的推动力是持续永恒的。因此，强化经济职责并不是把财务经理或财务总监推到一线，而是把强化经济职责的制度推到一线，这样既持续有力又能避免财务经理或财务总监“受伤”。

那么，强化经济职责的制度是谁定的呢?财务总监是主持和推动这件事的人，同时还要联合人力资源、审计、监察、纪检、业务领导和老板的力量，是集体参与、集体讨论、集体决定的。不管个别人愿意不愿意，只要所有部门都参与了，都同意了，这个制度就诞生了。

有朋友说，他们公司有各种制度，但基本都是贴在墙上、写在书里，实际并不按制度执行。出现这种情况，大多是因为制度本身就存在缺陷，没办法执行。

比如，某个工程违反安全标识的人很多，事故也很多，多数情况下不是这里的工人不遵守制度，而是施工方的标志设置得不合理。如果制度无法执行或执行了就严重损害个人利益，就不能真正起到推动作用，只能成为“墙上制度”。

那么，制度要怎么制定才能真正起到推动作用呢?

请记住：目标引导、过程跟踪、结果评价、利益触动。

回到提问中“四件套”的采购价格高的问题。财务总监不应该向老板“告状”，而是要思考为什么采购部门“买高不买低”，“四件套”的采购中出现了这种问题，难道其他物品的采购中就没有这种问题吗?

应如何从根本上解决采购部门不履行经济职责的问题呢?

除了采购部门，生产、研发、销售、人力资源等其他部门是不是也存在不履行经济职责的问题呢?

我们不仅仅要解决“四件套”采购价格高的问题，更重要的是解决全公司不履行经济职责的问题。建立一个让公司所有员工自觉地“买低不买高，买好不买孬”的机制才是强化经济职责的根本之道。

回到上述采购价格中的问题。一是不能向老板告状。二是直接找采购总监沟通，也许另有原因。如果沟通无效，建议批准付款。三是着手激励制度的建立或修订。

有人会说，这样会眼看着公司损失几十万元，没错，公司每天都在挣钱，也在损失钱，损失是管理不完善的代价，没有一个企业成立第一天就有科学完善的制度，制度完善之前的损失都是完善的代价，这个不可怕。可怕的是代价付了制度没有完善，代价就没完没了地付。