1.引言

数据时代，数据信息的作用越来越重要。会计行业也不例外，通过财务数据分析，不仅能了解公司的业绩和财务状况，还能揭示出存在的问题，为公司评估、预测、决策提供依据。作为一名财务人员，Excel作为一种简便的办公软件，有较为强大、智能的数据处理方式，如果合理应用，在系统不支持的情况下，也能满足管理需要。对于会计数据处理过程中，有效应用Excel可以有效实现数据的准入录入和修订，同时针对数据也可以实施函数和公式的快速审核，有效提高了财会工作效率和质量。信息化环境下会计电算化的应用比较广泛，并对我国经济具有重要促进作用。

2.相关理论概述

2.1excel的功能

2.1.1表格制作过程便捷

Excel的表格制作简单，变化多，制作中能够迅速选择多种形式表格。Excel制作中有多种模板形式，在应用中也能够依照自己的实际需求进行选择并保存。在实施Excel工作表应用的时候，也可以应用之中的多个公式等，数据计算分析中可以应用一系列函数关系等，有助于减少财会工作量。

2.1.2数据处理的便捷

Excel中的数据处理过程中，能够实现数据库自动化处理，数据发生变化也就会自动出现公式变化，可以实现数据的自动更改，可以有效减少数据处理中的重复性。

2.1.3函数的丰富

Excel工作表格里面的函数比较多，主要有统计函数、财务函数等等，能够有效实现财务数据的统计和分析，也能够完成数据复杂计算工作。比如使用Month()函数就可以进行月度报表编制，也可以实现月度自动填报。

2.1.4绘图和图形处理能力

工作表中的数据可以在表中迅速生成图表，同时也能够加上文字和数据，便于明确分析工作表中的数据变化，便于进行决策应用。

2.1.5外部数据功能

Excel能够自动读取并传递各类格式的财务数据文档，同时也能够从各类财务管理软件等数据库系统中导入一定的历史数据，从而有效缩短了财务数据阅读时间，并能够明显提升工作品质和工作效率。

2.2财会工作中的会计报表编制

在财会工作中，会计报表的编制最为常见，不但具有较多种类，同时编制量比较多，容易出现错误。Excel的应用在报表编制中能够其设置一些函数关系，有助于实现数据修改，同时也能够提高数据安全性。比如在进行资产负债表编制的时候，包括以下几个步骤。

(1)可以新建新的工作表，并输入工作表名字，也可选“改变工作表标签颜色”，以便能够合理设定工作表的标签色彩。

(2)在工作报表中，填写文字内容。一般来讲在表第一行设定了表格标题，如果本次研究的内容是资产负债表，则可输入项目名称为“资产负债表”，并依照内容一一录入在工作表中;在工作表格编制中，使用“单元格格式”的对话框进行各部分数字、边框、底纹、文本格式设计和对齐方法设定;并结合实际需要进行单元格组合，以调节列宽和列高。

(3)确定工作报表数据的函数关系。在工作报表编制中，可以根据实际计算需要，在单元格中输入一定的公式和函数关系，在同一列单元格中如果需要使用同一个公式，也就能够进行拷贝，也就是可以用鼠标拖动填充柄进行拷贝工作;对应单元格中也可进行条件格式设定，以有效防止产生数值错误。例如在资产工作表编制中，若要求重点显示出资产、有关权利、以及资产状况，而工作表左右两侧关系则为相等时，则可将“负债和关系权益”数据单元格中的“条件格式”打开，选择相应公式，计算出结果，得出“负债和关系权益总计”和“资产总计”的差异关系。

(4)对数据的保护。编制工作表后，如果需要进一步做好安全防护时，在工作表上点击“单元格格式”后选择“保护”，可以显著增强单元格内容的准确性和安全性;如果在此步骤中所选择的是“隐藏”复选框，则在编辑栏中也将没有再次出现所选中的单元格推算公式，也就表现已经完成算法隐蔽。并继续点击“工具”——“保护”——“打开工作表”，之后设置相应的密码并输入，也就能够有效实现单元格保护;同时在工作表中也能够进行工作薄文件保护，也就是在将“工作簿保护”打开之后，依照以上流程进行设置。

3.Excel图表在财会工作中的应用现状

财务分析编制，最主要的特征是使用文字和数字在Excel上，进行与财务数据相关的图形描述，能够更为明确的表现不同数据关系，便于人们及时了解数据变化趋势。通常情况下，使用柱状图表示各种数值大小关系，使用折线图表示数值间的变化，使用铁饼图形显示数据所占的不同比重。在Excel应用过程中，将数据转换成图表，对于会计人员来讲是必须要掌握的技巧。首先，将工作表中数据区需要进行图标转化数据选取，点击菜单栏的“插入”——“图表”，依照实际需求选择图表类型点击“下一步”，也就能够实现数据向图标的转化，在本次研究中数据简单，所以应用的是柱形图，并将图标标题输入其中。在图标生成之后，如果数据出现变化则可以直接在数据区中的数据选取改变，图表中的数据也就会出现变化。如果需要更改图表类型或者选项等，右击依照更改需求选择相应内容进行更改也就可以完成。

3.1数据分析和辅助决策

Excel在财会工作中的应用，可以有效实现数据自动化处理，便于进行财务决策。Excel的应用和传统财会手工操作相比，能够提高工作效率，自动化数据处理也可以显著提高工作质量，Excel可以根据已经整理的数据，可以做一些财务分析工作，如结构、比率、趋势、因素等指标分析以及盈亏平衡、成本形态等分析。另外，Excel具有能用分析图表绘制出的计算图(柱型图、圆饼图、折线图等)的功能，可以帮助财务人员更加直观清晰地进行管理方面的分析。辅助决策也是会计中一大重要职能。运用Excel进行辅助决策时有以下几种方法：(1)利用计算关系设计、制定模型，对比各种决策方法的优缺点。(2)通过Excel[工具]栏中的[方案]比较器实现了辅助决策。(3)通过Excel[工具]栏中的[规划求解]功能，实现了规划求解从而辅助投资决策。

3.2预测和编制预算

预测是进行决策的前提，Excel的数据分析可以有效地帮助财务人员进行预测方面的工作。进行数据分析时，只需在Excel工作表上输入已有的数据，再选择[工具]中的[模拟分析]项下面的[模拟运算表]，就能在指定输出区域出现预测结果。编制预算是会计中常见的用于规划、控制的手段。Excel电子表可以辅助财务人员更方便地完成预算的编制，财务人员可以先在Excel上运用计算关系设计好各种预算表的模版并保存，需要预算编制时，只需打开模版文件、输入已有的数据，Excel会自动运用计算关系在指定区域中出现目标数据，有助于完成预算的编制。

3.3会计账簿建立

Excel的使用相当普遍，并且也具备较强适应性，通过建立一定的财务处理体系，能够进行财务数据自动管理，因此易于进行财务报表处理系统设计与使用，在此基础上也就能够进行分页设置。在实际工作流程中，从Excel工作表中也能够进行财务单据、明细表、报告等工作财务管理。和其他财务软件对比，Excel的应用可以对经济运行情况有明确认识，同时也可以采用多种方式表现出来。

3.4系统设计实现效益分析

在Excel应用下，可以实现会计信息系统设置，也就可以进行对会计管理系统信息数据的加工和提取，同时在数据分析过程中也能够结合数据进行战略分析，为战略制定提供重要的参考信息，并在此基础上为发展制定会计管理决策，以此显著提高管理中的其系统管理的应用价值。在实际操作流程中，通过Excel平台中的模拟运算表的合理使用，同样能够有效分析社会发展过程中的相关会计信息敏感性;同时在会计信息数据统计分析流程中，通过计算公式的合理使用，也同样可以提高会计信息管理效率和服务质量。在Excel的应用基础上，进行会计信息系统的优化设计，不仅可以显著提高财会效率，同时也可以有效提升信息工作的有效性，为社会长远发展提供重要基石;同时在Excel的应用基础上进行会计信息系统的优化设计，也同样可以有效提升会计信息有效性，为发展社会带来重要意义;在Excel的使用基础上进行了会计信息系统的优化设计，与传统会计信息系统一样，能够给使用者带来更加便捷的会计信息管理与交互界面，从而可以显著减少信息系统开发周期，同时也可以进一步降低信息系统的研发费用。

另外在Excel平台的开发系统中，对开发人员来说必须具备一些会计基础知识，同时同样也需要掌握Excel软件的基础知识，即使不是资深程序员或者技术分析人员，也可以有效完成并能够应用于会计信息系统开发，对发展需求有效满足。并且对于Excel开发设计的个人财务信息管理系统使用过程中，也一定要做好对操作系统的定时自动保护，维护过程中的工作方式也比较简单，可以给整个系统工作质量带来保证，同时在此过程中也能够节约一些维护费用，对于经济效益的提升具有重要作用。所以在会计信息系统设计流程中，就必须进一步增强Excel技术的使用效果，也就是一方面可以提高利用Excel平台设计的会计信息系统功能，一方面又能够显著增强Excel数据图表的管理功效，另一方面又可以更进一步实现对Excel会计信息系统应用功能的进一步完善，从而有效提升会计数据处理品质。在财会工作中，有效强化Excel平台开发系统建设，则能够有效促进财会工作效果及质量的改善。

4.Excel在财务中应用存在的问题

4.1应用范围受到局限

在现实中许多财务人员对Excel的认识仅仅停留在表面的制作表格上，Excel合理应用受到局限。由于财务软件的应用，目前多数会计人员在需要使用表格处理的时候，都习惯用最简单却费时的方法编辑公式，而Excel强大的处理功能并没有很好利用。

4.2Excel使用效率降低

有效使用的功能较少，财务处理模型不健全，只能处理一些常见业务，降低了使用效率。一方面是由于Excel本身的限制，计算关系与财务公式有限，无法满足会计方面的所有需求。另一方面，由于很多中国企业管理者更关注价格方面的问题，并没有对于企业不可或缺的财务会计管理方面的深入研究，更缺乏企业对于时间价格、风险价值、边际成本、费用管理等的专业概念，从而造成了在财务管理方面关于Excel功能的有效应用还不够全面，而被企业建立、研究的Excel财务管理模式也比较少，使得Excel在会计方面常常只能用于处理一些常见的业务问题，降低了Excel的使用效率。

4.3查询和计算的速度会明显下降

Excel在数据量处理方面较为有限。当Excel的数据量太大时，它的搜索与统计的速度会显著减少。Excel是一个电子表格软件，而不是一个数据库程序。数据库程序在数据处理和数据储存方面花了较大功夫，而Excel只能进行十分有限的数据处理。比如03版本提供的是65536×256个单元格，即当要导入的数据超过65536行或者256列时，就会出现“文件未完全加载”的提示信息。所以，在用到Excel时，一定要记住它并不是一种数据库程序，在Excel中当数据信息量过大时，对它的检索与统计的速度就会显著减少。而当一个财务人员要处理管理会计方面的业务时，数据量极有可能过大使Excel无法承载甚至奔溃、面临文件丢失无法找回的风险，这种风险带来的损失巨大。

4.4容易泄露数据

Excel安全性有限，在进行数据共享的同时也会更易泄漏个人数据。一方面是Excel虽然能限制用户访问和修改，但无法对用户的身份角色进行管理，更无法对数据的重要级别设置访问权限。这样，财务数据就会存在着被黑客或者竞争对手入侵和窃取的风险，又或者可能会发生公司内部员工在处理财务数据时，由于处理失败而导致的财务数据流失或者损毁。上述任何一种情况发生，损失将是巨大、无法弥补的。另一方面是，由于Excel拥有相当广泛的流通性，导致它在数据保护方面力不从心。而一个专门的财务软件，可以对每一个操作人都进行了操作口令的认证，并设置较高的访问权限，这使得专业的财务软件相较于Excel具有更大更明显的优势，而Excel在数据安全方面的劣势也暴露了出来。

5.Excel在财务会计中应用存在问题的对策

5.1对财务人员进行相应的培训

对财务人员开展了适当的技术培训，使之不断地更新完善了自己的知识系统，提高个人业务素质。一方面，有关单位还可聘请高专业技术能力的人员，对各财务人员开展有关Excel方面相应的技术培训，让公司员工更加快捷有效地学体会和了解到Excel中复杂公式和模板的应用与制作，同时鼓励公司员工在培训中不断地更新完善自己的知识结构，提高业务素质和专业素养。另一方面可以促进规范化的工作，促进工作高效有序地完成，提高工作效率和对Excel的利用率，不断完善会计电算化体系，使Excel更好地服务于会计方面。

5.2完善财务处理模型的功能

建立财务处理Excel模型，完善其功能，使其更适应数据处理。会计工作往往要求相关人员快速准确地完成对财务数据的处理分析，因此一方面可以根据自身的需要对已有公式或已建立公式进行细微的调整，使其更符合财务需要;另一方面，建立新的、与时俱进的财务公式和计算关系也是有必要的。

5.3压缩处理文件

为解决Excel数据处理量不大的问题，可以在表格式或模板设计好后，将表格分类单张保存，使文件变小。针对Excel无法进行大量数据处理分析的问题，可以在工作表设计建立好之后，将表格分类整理单张移动保存到指定文件中，即在一定程度上解决了Excel数据处理量不大的问题，若能有效管理，也能使工作表的查找和使用更加方便，提高管理会计方面的工作效率。

5.4增加保护功能

对Excel使用一些保护功能，提高报表安全性。针对Excel安全性有限的问题，可通过一些保护功能实现最大程度上的保护。对于工作表的保护，可以采用[工具]栏中的[审阅]选项，选择[保护工作表]，起到一个保护工作表本身的功能，然而，这并不能真正实现保护数据的功能。也可以选择隐藏计算公式或将计算公式从工作表中移除以起到对财务计算关系和模版的保护的作用，这在一定程度上也保护了数据。关于对管理工作簿的维护，可以通过在[工具]栏中的[审阅]，选择[维护管理工作簿]，来对管理工作簿实行加密、并提供内部结构和窗口上的防护，所谓内部结构防护即是指无法对管理工作簿实行移动、清除、更改、隐蔽、重命名等，窗口保护即为每一次打开工作簿都会自动锁定其位置和形式。

上述仅是 Excel 在财务工作中比较简单易用的功能，该 软件在实际工作中还可以发挥更大的作用。在财会工作中， 借助 Excel，可以编制财务报表，对财务数据进行全面的分 析，直观形象的展示数据，避免数据的失真。同时，Excel 可以实现数据的共享，提高数据的时效性，减轻财会工作 人员的工作强度，从而大大提高财会工作效率。

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