一、内审员培养方面
1、内审活动搞得好坏跟内审员的能力有很大关系,内审员的能力是审核时间和经历的积累。它是一个实践性的技能,所以需要一个周期性的培养计划。
2、对于一个企业来说,企业需要出台一些政策,比如对培养内审员给一些激励性的措施。
3、对内审员的选拔要慎重,稳定性以及各方面能力比较强的员工应该重点考虑。
二、内部审核活动开展情况方面
1、做好人员安排
分小组审核,一组一般1~2人较合适,一般是一个新内审员加一个老的内审员结合。
2、时间安排方面
时间安排要充足,一般来讲,一个部门大概需要0.5~1天的时间。
3、审核准备方面
审核之前,内审员要做好充足的准备。主要体现在编写审核检查表。一般在安排审核任务后,内审员就要主动去准备审核检查表,审核小组成员根据审核任务确定检查表。
比如审核质量部,提前将质量部相关事项列出,关注IQC、IPQC、FQC、仪器监控、数据分析、客诉处理等有关事项列出,然后每个事项思考:怎样去取样,怎样去沟通,怎样去做现场的一个检查。所以检查表一定是审核小组的成员自己来编写。
4、审核现场实施方面
主要看个人审核习惯和方式。
审核一个职能部门步骤一般如下:
(1)、先沟通,了解职能部门的人员配置,这个部门的事项分工。
(2)、了解每个主体事项是否建立了相应的控制文件和控制标准。比如要求将文件拿出来进行评审和确认,看描述与文件呈现是否一致。
(3)、看相关运行记录,随机抽查,一个主体事项能覆盖不同样本,比如IQC,主要的材料、辅料,抽查每种1~2个记录报表,看记录报表要仔细,因为报表都是流程的最终呈现,报表都是相关流程支持的产物。
(4)、去现场检查:有关操作,如仪器、设备,生产现场的产品去现场确认。
总之,如何做好内部审核工作,简单来说如下:
1、沟通了解。
2、让对方诉说部门职能范畴、事项流程及控制要求。
3、查看他相关文件,看他描述的跟文件是否一致。
4、随机抽取相关报表,看报表跟文件是否一致。
5、去现场做检查确认,要围绕主体事项中的内容来。如审核来料检验(IQC),现场要看他是怎么取样的,怎么操作仪器的,检测完的产品或待检的产品怎样标识的,怎样去分类摆放的。